Oświadczenie o ochronie danych osobowych

Dla Austriackiego Forum Kultury w Warszawie postępowanie z danymi osobowymi w sposób odpowiedzialny ma najwyższy priorytet. Jest dla nas ważne, aby Państwo wiedzieli, kiedy i jakie dane gromadzimy i w jaki sposób je przetwarzamy. Austriackie Forum Kultury w Warszawie przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem ogólnym o ochronie danych (Datenschutz-Grundverordnung, w skrócie DSGVO, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/697 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), z polską Ustawą o ochronie danych osobowych, art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych, w skrócie RODO) oraz austriacką Ustawą o ochronie danych (Datenschutzgesetz, w skrócie DSG, Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten, BGBl. I nr 165/1999 w obowiązującym brzmieniu).

Podjęliśmy techniczne i organizacyjne środki zabezpieczające przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych zarówno przez nas, jak i przez naszych usługodawców zewnętrznych.

Podmiot odpowiedzialny

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie zgodnie z DSGVO jest minister federalny spraw europejskich i międzynarodowych względnie Ambasada Austrii w Warszawie. Jego zastępcą jest dyrektor Austriackiego Forum Kultury w Warszawie.

Cel i podstawy prawne

Podstawę prawną do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie stanowi – o ile nie zaznaczono wyraźnie inaczej – ustawa o ministerstwach federalnych, czyli Bundesministeriengesetz (w skrócie BMG) z 1986 r. (BGBl nr 76/1986 w obecnym brzmieniu), cz. 2 załącznika do § 2 (sprawy zagraniczne, o ile nie podpadają pod kompetencje innego ministerstwa federalnego, zwłaszcza sprawy stosunków kulturalnych z zagranicą), w powiązaniu z Konwencją Wiedeńską o stosunkach dyplomatycznych.

Przetwarzanie danych na stronie internetowej

Ogólnie o stronie internetowej

Celem przetwarzania danych na stronie internetowej Austriackiego Forum Kultury w Warszawie jest informowanie o działalności Forum. Podstawą prawną jest art. 6 ust.1 lit. a DSGVO (wyrażenie zgody). Korzystając ze strony internetowej lub z treści zamieszczonych przez Austriackie Forum Kultury, użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w rozumieniu niniejszego oświadczenia.

Dane, które zostały zarejestrowane podczas uzyskiwania dostępu do oferty internetowej Austriackiego Forum Kultury, przekazujemy innym podmiotom tylko wtedy, gdy zobowiązuje nas do tego ustawa lub decyzja sądu albo jeśli tego wymaga ściganie prawne lub karne w wypadku ataków wymierzonych w infrastrukturę internetową.

Logi serwera

Każdorazowy dostęp użytkownika do strony internetowej Austriackiego Forum Kultury w Warszawie jest zapisywany na czas ograniczony w pliku dziennika serwera wraz z następującymi danymi:

• adresem IP klienta wysyłającego żądanie do serwera
• szczegółami żądania (np. aplikacji klienckiej) i adresem docelowym łącznie z parametrem GET
• nazwą pobranego pliku i ilością przesłanych danych
• datą i godziną dostępu
• informacją, czy dostęp się powiódł
• danymi formularza (treść POST), jeśli podczas wysyłania zdarzył się błąd. 

Dane te służą wyłącznie kontroli bezpieczeństwa systemu. Nie są wykorzystywane do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej ani do profilowania.

Zastrzegamy sobie jednak prawo do wykorzystania adresu IP użytkownika w wypadku ataków wymierzonych w infrastrukturę internetową Federalnego Ministerstwa Spraw Europejskich i Międzynarodowych[BO1] .

Pliki cookies

Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika, pozwalające na ponowne rozpoznawanie odwiedzanych przez niego stron. Informacje zawarte w plikach cookies służą sterowaniu sesją przeglądarki, rozkładaniu obciążenia serwerów, analizie (Google Analytics) i zwiększeniu bezpieczeństwa naszych aplikacji oraz lepszemu dopasowaniu do oczekiwań użytkownika i łatwiejszej obsłudze. Pozwalają uczynić naszą stronę internetową znacznie przyjaźniejszą dla użytkownika. W plikach cookies nie są przechowywane dane osobowe.

Stosowanie plików cookies można wyłączyć poprzez odpowiednie ustawienie przeglądarki. Mimo zablokowania plików cookies użytkownik może nadal co do zasady korzystać z naszej strony.

Narzędzie analityczne Google Analytics

Nasza strona internetowa korzysta z usługi analizy internetowej Google Analytics, oferowanej przez Google Inc. Narzędzie to wykorzystuje pliki tekstowe cookies w komputerze użytkownika, które umożliwiają analizę sposobu użytkowania przez niego strony internetowej. Wytwarzane przez pliki cookies informacje dotyczące korzystania ze strony internetowej przez użytkownika są z reguły przesyłane na serwer Google w USA i tam zapisywane. Wobec włączonej anonimizacji adresów IP przetwarzanych przez Google na tej stronie adresy IP użytkowników w państwach Unii Europejskiej czy też w innych państwach będących członkami Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym są przedtem skracane. Tylko w wyjątkowych wypadkach pełny adres IP jest przesyłany na serwer Google w USA i dopiero tam skracany. Google na zlecenie administratora strony internetowej wykorzystuje te informacje, aby analizować jej użytkowanie, sporządzać raporty o podejmowanych na niej aktywnościach i aby świadczyć administratorowi inne usługi związane z korzystaniem z tego serwisu i z internetu. Adres IP przekazany przez przeglądarkę użytkownika w ramach korzystania z Google Analytics nie jest łączony przez Google z innymi danymi. Odpowiednio zmieniając ustawienia przeglądarki, użytkownik może wyłączyć zapisywanie plików cookies, zwracamy jednak uwagę, że w takim wypadku być może nie będzie mógł w korzystać w pełni ze wszystkich funkcji strony internetowej. Użytkownik może też zablokować pobieranie danych wygenerowanych przez pliki cookies i dotyczących korzystania przez niego ze strony internetowej (łącznie z adresem IP) oraz przetwarzanie tych danych przez Google, ściągając i instalując wtyczkę do przeglądarki dostępną pod poniższym linkiem: Google Opt-Out.

Ujawnianie informacji zawierających dane osobowe

Ujawnianie danych osobowych na stronie Austriackiego Forum kultury w Warszawie (np. dotyczących uczestników wydarzeń w dziedzinie kultury lub nauki, kontaktów z mediami) odbywa się na podstawie umowy i/lub za zgodą osób, których te dane dotyczą.

Linki do stron internetowych innych dostawców

Nasza oferta on-line zawiera linki do stron internetowych innych dostawców. Przestrzeganie postanowień dotyczących ochrony danych osobowych przez tych dostawców pozostaje poza naszym wpływem.

Media społecznościowe

Austriackie Forum Kultury w Warszawie korzysta z mediów społecznościowych (Facebooka, YouTube, Instagramu, Twittera), aby informować o swojej działalności. Na Facebooku dane osobowe ujawniamy tylko za zgodą użytkowników.

Austriackie Forum Kultury w Warszawie z wielką powagą traktuje toczącą się obecnie dyskusję na temat ochrony danych w sieciach społecznościowych. Z prawnego punktu widzenia nie zostało jeszcze definitywnie wyjaśnione, czy i do jakiego stopnia Facebook oferuje swoje usługi w zgodzie z europejskimi postanowieniami dotyczącymi ochrony danych. Dlatego też usilnie zwracamy uwagę na to, że Facebook dane swoich użytkowników (np. informacje prywatne, adres IP) przetwarza według własnych wytycznych i wykorzystuje do własnych celów biznesowych.

Austriackie Forum Kultury w Warszawie nie ma wpływu na pobieranie danych i dalsze ich wykorzystywanie przez Facebook. Prosimy o w pełni świadome korzystanie z informacji zamieszczanych przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie i o podawanie swoich danych osobowych na Facebooku dopiero po zapoznaniu się z jego oświadczeniem o ochronie danych.

Zapytania i wnioski zagłaszane poprzez formularz kontaktowy, e-mail lub pocztą tradycyjną

Dane osobowe udostępnione nam poprzez formularze on-line, e-maile czy tradycyjną drogą pocztową (np. formularze kontaktowe, zapisy na newsletter, rejestracja na organizowane wydarzenia, pola tekstowe do pytań) są przez naszych pracowników traktowane bardzo odpowiedzialnie i wykorzystywane tylko w zakresie i celu opracowania wniosku czy zapytania.

Ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych

Wnioski, podania, zgłoszenia, zażalenia i inne zawiadomienia wnoszone w wersji papierowej lub w elektronicznej do Austriackiego Forum Kultury w Warszawie oraz dokumentacja pozostałych zdarzeń gospodarczych pociągających za sobą czynności administracyjne (należy tu także dokumentacja organizowanych wydarzeń) są przechowywane przez okres przewidziany dla dokumentów pisanych. Zgodnie z rozporządzeniem określającym zasady prowadzenia biurowości (Büroordnung 2004 na podstawie §12 BMG 1986) okres przechowywania aktów elektronicznych Federalnego Ministerstwo Spraw Europejskich i Międzynarodowych wynosi 10 lat, o ile nie ma specjalnych ustawowych okresów przechowywania. Wykorzystanie Państwa danych następuje wyłącznie w celu opracowania przedłożenia względnie bezpośredniej korespondencji z Państwem. Dane Państwa po załatwieniu sprawy nie są ani wykorzystywane do analiz, ani przekazywane innym podmiotom.

Zarządzanie zaproszeniami i organizowanymi wydarzeniami

Austriackie Forum Kultury w Warszawie pobiera dane kontaktowe osób zainteresowanych zaproszeniem na organizowane wydarzenia. Dane te są przetwarzane do czasu realizacji tego celu, a w wypadku zaproszeń ponawianych także za zgodą tych osób aż do jej odwołania. Państwo mogą w dowolnej chwili zażądać usunięcia swoich danych osobowych z naszej bazy danych kontaktowych.

Newslettery, programy, regularne informacje i powiadomienia

Austriackie Forum Kultury w Warszawie przekazuje osobom zainteresowanym informacje o swojej działalności za pośrednictwem Newslettera czy Programu. Osobowe dane kontaktowe przetwarzamy za zgodą  Państwa celu przesyłania tych informacji. Państwo mogą w dowolnej chwili wycofać swoją zgodę i zrezygnować z subskrypcji naszego Newslettera czy Programu.

Przetwarzanie wizerunku

Podczas organizowanych przez nas wydarzeń wykonujemy zdjęcia i nagrania wideo z celach dokumentacyjnych oraz w celu poinformowania o działalności Austriackiego Forum Kultury w Warszawie, a ich wybór ewentualnie zamieszczamy na stronie internetowej, kanałach mediów społecznościowych oraz w mediach drukowanych naszego Forum, w poszczególnych przypadkach także w mediach drukowanych Federalnego Ministerstwa Spraw Europejskich i Międzynarodowych. Przetwarzamy te dane za zgodą Państwa lub w uprawnionym interesie Forum (art. 6 ustęp 1 lit. a i f DSGVO). W razie braku zgody na przetwarzanie wizerunku, prosimy zwrócić się do nas przed organizowanym wydarzeniem. Również później mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec wykorzystywania Państwa danych.

Profilowanie

Austriackie Forum Kultury nie tworzy profili użytkownika zawierających dane osobowe.

Okres przetwarzania danych

W razie braku przepisów specjalnych dane osobowe są rejestrowane zgodnie z rozporządzeniem określającym zasady prowadzenia biurowości (Büroordnung 2004 na podstawie §12 BMG 1986).

Dane osobowe gromadzone w celu dbania o kontakty lub zarządzania organizowanymi wydarzeniami – z zastrzeżeniem ewentualnie koniecznej dokumentacji na podstawie rozporządzenia określającego zasady prowadzenia biurowości lub na potrzeby sprawozdawczości finansowej – są przechowywane do czasu realizacji celu lub do odwołania.

Przekazywanie danych osobowych podmiotom trzecim

Jeżeli w szczegółach nie postanowiono inaczej, dane przetwarzane przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie są przekazywane innym podmiotom tylko wtedy, gdy zobowiązuje nas do tego ustawa lub rozstrzygnięcie sądowe.

Jakie prawa Państwu przysługują

Prawa osób, których dotyczą dane

Co do zasady przysługuje Państwu prawo do informacji, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych, do odwołania i do wniesienia sprzeciwu.

Mają Państwo prawo do informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie zgodnie z art. 15 DSGVO. Prosimy w tych sprawach zwracać się do nas. W razie gdyby przetworzone przez nas dane okazały się niepoprawne, prosimy nas o tym poinformować. Niezwłocznie je skorygujemy i zawiadomimy Państwa.

Jeśli przetwarzanie danych opiera się wyrażonej przez Państwa zgodzie, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać. Legalność przetworzenia dokonywanego przez Austriackie Forum Kultury w Warszawie przed jej wycofaniem pozostaje nienaruszona.

Jeśli podejmujemy przetwarzanie danych ze względu na interes publiczny lub interes uprawniony mają Państwo możliwość wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania. W takim wypadku Austriackie Forum Kultury w Warszawie nie będzie dalej przetwarzało Państwa danych, chyba że istnieją powody nie do odparcia, które w interesie publicznym dalsze przetwarzanie czynią koniecznym.

Mogą Państwo skorzystać z prawa do usunięcia swoich danych osobowych, jeśli już nie życzą sobie Państwo, byśmy je przetwarzali. Są one bezwłocznie usuwane, o ile nie jesteśmy zobowiązani ustawowo do ich przechowywania. Jeśli nawiązują Państwo z nami kontakt w związku ze zdarzeniem gospodarczym (wnioski, podania, zgłoszenia, zażalenia i pozostałe zawiadomienia przedkładane przez Państwa i wymagające załatwienia), rozporządzenie określające zasady prowadzenia biurowości (Büroordnung 2004) zgodnie z wymogiem przejrzystości i legalności administracji publicznej nakłada na nas obowiązek rejestrowania przedłożeń i przetwarzania ich w odpowiednich okresach przechowywania. W poszczególnych wypadkach może też wchodzić w rachubę archiwizacja zgodna z Ustawą o archiwum federalnym (Bundesarchivgesetz).

Ochrona małoletnich

Osoby w wieku poniżej 14 lat nie powinny przekazywać nam swoich danych osobowych bez zgody rodziców czy opiekunów prawnych. Bez służbowej konieczności Austriackie Forum Kultury w Warszawie nie żąda danych osobowych od dzieci i młodzieży. Jeśli na zachodzi konieczność służbowa, takie dane nie są gromadzone ani przekazywane innym podmiotom.

Możliwość wniesienia zażalenia do Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Jeśli Państwo sądzą, że przetwarzanie Państwa danych narusza rozporządzenie o ochronie danych osobowych albo w inny sposób uchybiło ich prawu do prywatności, mogą Państwo wnieść zażalenie do organu nadzorczego. W Austrii jest nim Urząd Ochrony Danych Osobowych:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
e-Mail: dsb@dsb.gv.at  

Kontakt

Z nami:

Austriackie Forum Kultury w Warszawie
ul. Próżna 7/9
tel. +48 22 526 88 00
e-mail: warschau-kf@bmeia.gv.at

Z Pełnomocnikiem Rządu do spraw ochrony danych Federalnego Ministerstwa Spraw Europejskich i Międzynarodowych:

Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten
Datenschutzbeauftragte
Minoritenplatz 8
1010 Wien
tel. +43 (0) 501150 4544
e-mail: dsb@bmeia.gv.at